Description : Operational Specialist. Company : Tesla. Location : Lisboa
What to Expect
As the Operations Specialist on the Sales and Delivery team, you will keep our sales and deliveries running with high speed and efficiency. You will be responsible for the behind the scenes activities that support vehicle sales and deliveries in your market across both new and used cars.
A Função
Como Especialista de Operações da equipa de Vendas e Entregas, manterá as nossas vendas e entregas a funcionar com alta velocidade e eficiência. Será responsável pelas atividades de bastidores que apoiam as vendas e entregas de veículos no seu mercado, tanto de veículos novos como usados.
What You’ll Do
- Support all internal sales and delivery processes on as-needs basis for both new and used cars such as:
- Order operations
- Delivery operations
- Vehicle registration and ownership transfer
- Fleet management
- Vehicle refurbishment
- Financing processes including finance applications or document collection
- Purchase orders
- Collections
- Reviewing documentation for accuracy and completion
- Internal customer resolutions procedures
- Management of internal and external correspondence
- Trade-In
- Manage day-to-day operations, whilst recommending and driving necessary process improvements
- Ensure all internal processes are compliant and report any potential irregularities
- Constantly search for ways to optimize, reduce or eliminate unnecessary tasks
- Foster and maintain a rapport with local Sales and Delivery teams
- Show flexibility to support the different needs of the business in relation to the sale and delivery of new vehicles on an ad-hoc basis
- Support with escalation when required, assuring customer satisfaction and operations readiness are secure
- Audit pricing and manage inventory brochure to ensure correct vehicle assortment is available per market
- Test and check listing of vehicles and escalate any issues relating to pricing or presentation
Responsabilidades
- Prestar apoio a todos os processos internos de vendas e entregas de acordo com as necessidades, tanto de veículos novos como de usados, tais como:
- Operações de encomenda
- Operações de entrega
- Registo de veículos e transferência de propriedade
- Gestão de frotas
- Reparação de veículos
- Processos de financiamento, incluindo pedidos de financiamento ou recolha de documentos
- Ordens de compra
- Cobranças
- Revisão de documentação para exatidão e conclusão
- Procedimentos internos de resolução de conflitos
- Gestão da correspondência interna e externa
- Valor residual
- Gerir as operações do dia-a-dia, recomendando e conduzindo as melhorias necessárias ao processo
- Certificar-se de que todos os processos internos estão em conformidade e comunicar quaisquer potenciais irregularidades
- Procurar constantemente formas de otimizar, reduzir ou eliminar tarefas desnecessárias
- Fomentar e manter uma boa relação com as equipas locais de Vendas e Entregas
- Mostrar flexibilidade para apoiar as diferentes necessidades do negócio em relação à venda e entrega de veículos novos de forma personalizada
- Prestar apoio a casos de escalonamento quando necessário, assegurando a satisfação do cliente e a prontidão das operações
- Auditar os preços e gerir o catálogo do inventário para assegurar que a gama correta de veículos está disponível em cada mercado
- Testar e verificar a listagem de veículos e escalar quaisquer questões relacionadas com preços ou apresentação
- Administrative, automotive experience preferred
- Ability to thrive in a team-based environment and achieve common goals
- Great problem solving skills, and strong ability to take initiative and be proactive.
- Ability to effectively handle multiple priorities, organize workload, and meet deadlines
- Positivity, enthusiasm and a passion towards the mission of Tesla.
- Confident in learning and adapting to multiple technologies.
- Able to communicate, read, and write effectively in the Portuguese and English language on all levels
- Have the required language skills if required by our local markets
- Good knowledge of MS Office
Requisitos
- Experiência administrativa preferencialmente no setor automóvel
- Capacidade de progredir num ambiente de equipa e alcançar objetivos comuns
- Excelente competência na resolução de problemas e forte capacidade de iniciativa e proatividade
- Capacidade de lidar com várias prioridades com eficácia, organizar a carga de trabalho e cumprir prazos
- Positivismo, entusiasmo e paixão para com a missão da Tesla
- Confiança na aprendizagem e adaptação a múltiplas tecnologias
- Capacidade de comunicar, ler e escrever eficazmente na língua inglesa a todos os níveis
- Ter os conhecimentos linguísticos necessários, se exigido pelos nossos mercados locais
- Bons conhecimentos de MS Office
